Systemy PIM dla e-commerce B2B - przegląd i wybór

Kiedy PIM w ogóle się opłaca

System PIM (Product Information Management) to centralne miejsce na dane produktowe - opisy, atrybuty, zdjęcia, tłumaczenia - z którego publikujesz do sklepu, marketplace'ów i katalogów. Definicję samego pojęcia rozwijam w haśle PIM w słowniku; tutaj interesuje mnie decyzja, a nie definicja.

Próg, przy którym przestaje być fanaberią:

• 5-10 tys. SKU i katalog, który realnie się zmienia
• 2+ kanały publikacji (sklep B2B, Allegro, katalog PDF, sklep klienta przez EDI)
• Więcej niż jedna osoba pracuje nad opisami i zdjęciami
• Tłumaczenia - ten sam produkt w kilku językach, każdy w swoim cyklu
• Dane od dostawców przychodzą w kilkunastu formatach i ktoś je ręcznie scala

Poniżej tego progu PIM jest kosztem bez zwrotu. Typowy scenariusz odwrotny: firma kupuje licencję, bo „trzeba mieć PIM", a po roku dwie osoby dalej robią wszystko w arkuszu - tylko teraz jeszcze przepisują to do PIM-a.

Sygnał, że próg został przekroczony, jest zwykle nietechniczny: ktoś w firmie pyta, która wersja opisu jest prawdziwa - ta w sklepie, ta w katalogu, czy ta w mailu od dostawcy.

Czego PIM nie zastąpi

Najważniejsza granica przebiega przy ERP. Indeks, cena, stan i stawka VAT zostają po tamtej stronie - PIM ich nie masteruje i nie powinien. Jeśli po wdrożeniu cena ma dwa źródła prawdy, projekt jest przegrany, niezależnie od tego, który system kupiłeś. Reklamacja „na fakturze mam inną cenę niż w koszyku" nie interesuje się architekturą.

Poza tym PIM nie zastąpi DAM-u przy dużych bibliotekach mediów. Część systemów ma go w środku i do kilku tysięcy zdjęć produktowych to wystarcza, ale wideo, wersje językowe materiałów i prawa do zdjęć to już inna liga.

Nie posprząta też danych za ciebie. Wrzucisz bałagan - dostaniesz ten sam bałagan, tylko wersjonowany i z ładniejszym interfejsem.

I rzecz, o której mówi się najrzadziej: PIM egzekwuje workflow, którego nie masz. To zwykle prawdziwy powód wdrożenia, tyle że nikt go tak nie nazywa na spotkaniu zakupowym.

Przegląd systemów PIM

Akeneo - open-source na Symfony, w wersji Community oraz komercyjnych. W polskim B2B to domyślny wybór: największy ekosystem konektorów, najwięcej ludzi na rynku, którzy to wdrażali. Szczegółowo rozbieram go w osobnym wpisie o Akeneo. Wada: Community potrafi być mylące - część rzeczy, których oczekujesz „z pudełka", jest w płatnych edycjach.

Pimcore - też PHP/Symfony, ale to nie jest czysty PIM. Pimcore łączy PIM, DAM, MDM i CMS w jednej platformie. Bierzesz go, gdy naprawdę potrzebujesz tego zestawu i masz zespół PHP, który go utrzyma. Jeśli potrzebujesz tylko PIM-a, dostajesz dużo złożoności w zamian za nic.

Ergonode - polski open-source na Symfony i Vue, młodszy od Akeneo i z wyraźnie mniejszym ekosystemem konektorów. Przewaga, która w polskim projekcie potrafi przeważyć, jest banalna i rzadko wpisywana do tabelek: rozmawiasz po polsku, w tej samej strefie czasowej, z ludźmi, którzy odbierają telefon. Przy pierwszym poważnym problemie z modelem danych to bywa warte więcej niż dwie brakujące funkcje.

inRiver - szwedzki SaaS z półki enterprise, mocny przy złożonych danych produktowych i wielu kanałach. W polskim średnim B2B spotykany rzadko, głównie przez koszt i przez to, że trudno znaleźć kogoś, kto to wdrażał.

Plytix - SaaS dla mniejszych firm. Startuje szybko i to jego realna zaleta. Sufit pojawia się przy rozbudowanym modelu atrybutów - gdy zaczynasz potrzebować atrybutów zależnych od kategorii i wariantów, robi się ciasno.

Salsify - amerykański PXM, silny w syndykacji danych do dużych sieci handlowych. W Polsce niszowy.

PIM w platformie - Magento i Shopware mają zarządzanie produktami, ale to nie jest PIM: brak wersjonowania, workflow, ról redakcyjnych i publikacji wielokanałowej. Do jednego kanału i stabilnego katalogu wystarczy i nie ma sensu dokładać systemu.

Moduł PIM w ERP - Comarch i część innych ERP-ów ma coś takiego w ofercie. Kusi, bo „już to macie". Zwykle kończy się tak, że dział marketingu dostaje narzędzie zaprojektowane dla księgowości.

Porównanie - który do czego

Kryteria wyboru, które realnie decydują

Lista funkcji jest u wszystkich podobna. Decydują rzeczy, których nie ma w materiałach sprzedażowych:

Kto tym będzie pracował. Jeśli PIM-a ma obsługiwać dział marketingu, a nie IT, to interfejs i próg wejścia są ważniejsze niż elastyczność modelu danych. Najlepszy technicznie system, którego nikt nie używa, jest wart zero.

Jak wygląda konektor do twojego sklepu. Nie „czy istnieje", tylko: kto go utrzymuje, kiedy była ostatnia aktualizacja, czy przeżyje kolejny major twojej platformy. To pytanie oddziela projekt sześciotygodniowy od sześciomiesięcznego.

Czy dogadasz się z kimś, kto to już wdrażał. Przy Akeneo znajdziesz takich ludzi w Polsce bez problemu. Przy inRiverze zaczynasz od szukania.

Model danych twojego katalogu. Produkty z wariantami, zestawami i atrybutami zależnymi od kategorii wyglądają inaczej w każdym z tych systemów. Weź dwadzieścia swoich najtrudniejszych produktów - te, przy których handlowcy się kłócą, jak je w ogóle opisać - i przemodeluj je w wersji próbnej, zanim cokolwiek podpiszesz. Demo z rowerami i koszulkami niczego o twoim katalogu nie powie.

Kierunek przepływu danych. PIM wpina się w krajobraz, w którym już siedzi ERP i sklep. Czy pchasz dane bezpośrednio, czy przez warstwę pośrednią, to osobna decyzja - opisałem ją w tekście o middleware kontra integracja bezpośrednia.

Ile kosztuje wdrożenie PIM

Pytanie „ile kosztuje Akeneo" jest źle postawione, bo licencja to najmniej ciekawa pozycja w tym budżecie. Ciekawa jest struktura:

• Licencja - najbardziej widoczna i zwykle najmniej istotna. Przy open-source zerowa, co niczego nie przesądza.
• Model danych - zaprojektowanie rodzin, atrybutów i słowników. Tu idzie najwięcej godzin i tu zapada los projektu.
• Migracja i sprzątanie danych - pozycja najczęściej niedoszacowana, zwykle o rząd wielkości.
• Integracje - PIM do sklepu, ERP do PIM-a, media.
• Zmiana procesu - kto zatwierdza opis, kto publikuje. Bez tego PIM jest ładniejszym arkuszem.

Zamiast pytać o kwotę, policz to od strony, którą naprawdę da się oszacować: ile masz indeksów, w ilu językach, z iloma atrybutami zależnymi od kategorii i w jakim stanie są dzisiejsze opisy. Katalog 5 tys. SKU w jednym języku, z porządnymi danymi od dostawców, to inny projekt niż 40 tys. SKU w czterech językach, gdzie połowa opisów powstała ręcznie przez sześć lat. Ta druga sytuacja potrafi kosztować wielokrotność pierwszej przy tej samej licencji i tym samym systemie.

Praktyczny sposób na urealnienie wyceny: poproś dostawcę o modelowanie dwudziestu twoich najtrudniejszych produktów przed podpisaniem umowy. Wycena, która powstaje po tym ćwiczeniu, różni się od tej sprzed niego - i to jest właśnie ta różnica, którą inaczej zapłacisz w trakcie projektu.

Jedna prawidłowość jest niezależna od wybranego systemu: im brudniejsze dane wejściowe, tym bardziej licencja przestaje mieć znaczenie w budżecie.

Gdzie te wdrożenia się wykładają

Model danych projektowany pod dzisiejszy katalog. Rodziny produktów i atrybuty odwzorowujące dokładnie to, co masz w tej chwili, przestają działać przy pierwszej nowej kategorii. Klasyczny przykład: firma sprzedająca wyłącznie towar sypki modeluje wszystko wokół wagi i jednostki, a rok później wchodzi w produkty konfigurowalne. Przemodelowanie rodzin przy 40 tys. indeksów to nie jest poprawka na sprint.

PIM jako druga baza cen. Skoro trzymamy już dane produktowe, to czemu nie cenę - brzmi rozsądnie i jest jedną z droższych pomyłek w tej układance. Cena ma master w ERP. Dwa źródła prawdy dla ceny to nie jest dług techniczny, tylko korekty faktur.

Migracja potraktowana „przy okazji". Przeniesienie trzydziestu tysięcy opisów z arkusza nie jest zadaniem na tydzień przed startem. To osobny projekt, z własnym budżetem i własną osobą odpowiedzialną - i najczęściej to on decyduje, czy termin się utrzyma.

Dwa ostatnie punkty są nietechniczne i przez to najczęściej pomijane w wycenie. PIM bez właściciela - konkretnej osoby odpowiedzialnej za jakość danych, nie „zespołu" - w kilka miesięcy degeneruje się do składu plików. A wdrożenie bez zmiany procesu kończy się tak, że opisy dalej powstają w mailu i arkuszu, a PIM jest miejscem, do którego ktoś je przepisuje. Wtedy dołożyłeś pracy, nie odjąłeś.

Wspólny mianownik tych pięciu punktów jest taki, że żaden z nich nie jest problemem technicznym. Wybór między Akeneo a Pimcore zajmuje tydzień i da się go cofnąć. Model danych zaprojektowany pod dzisiejszy katalog, brak właściciela danych i proces, którego nikt nie zmienił - to zostaje na lata i nie naprawi tego zmiana systemu. Dlatego pytanie „który PIM" jest zwykle trzecie w kolejności, choć pada pierwsze.

Co dalej

• Definicja pojęcia: PIM - Product Information Management
• Najczęstszy wybór w PL: Akeneo PIM w sklepie B2B
• Jak wpiąć PIM w krajobraz: Middleware vs. bezpośrednio
• Platforma pod katalog: Magento / Adobe Commerce dla B2B
• Pełny przegląd integracji: pillar /integracje

Najczęstsze pytania