ERP - co to jest i jak łączy się ze sklepem

Jakie dane trzyma ERP

Dla e-commerce liczy się pięć obszarów:

1. Kartoteka towarowa - indeks, EAN, jednostka miary, stawka VAT, przeliczniki opakowań
2. Stany magazynowe - ilości, rezerwacje, stany w podziale na magazyny
3. Cenniki - ceny bazowe, cenniki kontraktowe per kontrahent, rabaty, progi ilościowe
4. Kontrahenci - dane firmy, NIP, warunki płatności, limit kredytowy, saldo
5. Dokumenty - zamówienia, faktury, WZ, korekty

Reszta ERP-a - kadry, produkcja, środki trwałe - sklepu nie dotyczy i nie ma po co jej ruszać.

ERP a sklep - kto jest źródłem prawdy

To jest decyzja, która przesądza o powodzeniu wdrożenia, a zapada zwykle za późno.

Domyślny podział, który się broni w B2B: ERP jest źródłem prawdy dla wszystkiego, co ma konsekwencje księgowe - cena, stan, limit, saldo. Sklep jest źródłem prawdy dla wszystkiego, co dotyczy prezentacji i doświadczenia - koszyk, konta użytkowników, historia przeglądania, ulubione listy zakupowe.

Rozjazd zaczyna się przy opisach produktów. Handlowcy chcą je edytować w ERP-ie, bo tam siedzą na co dzień. To błąd - ERP nie ma workflow dla treści, wersjonowania ani tłumaczeń. Od tego jest PIM.

Mam w tej sprawie zdanie mniej popularne, niż się wydaje: domyślnie należy synchronizować jak najmniej. Standardowy odruch przy wdrożeniu jest odwrotny - skoro ERP ma dane, to przepuśćmy wszystko, przyda się. Potem okazuje się, że sklep pobiera 60 pól, używa ośmiu, a każda zmiana struktury po stronie ERP-a wywraca import. Zakres synchronizacji jest zobowiązaniem na lata, nie ustawieniem. Łatwiej jest coś dołożyć za pół roku niż wycofać.

ERP vs PIM vs OMS vs WMS

System	Odpowiada za	Typowy użytkownik
ERP	Operacje i finanse - ceny, stany, dokumenty	Księgowość, zarząd
PIM	Treść produktu - opisy, atrybuty, zdjęcia	Marketing, zespół produktowy
OMS	Cykl życia zamówienia w wielu kanałach	Obsługa zamówień
WMS	Fizyczny ruch towaru w magazynie	Magazyn

Częste nieporozumienie: „mamy ERP, więc OMS i WMS są zbędne”. ERP obsłuży jedno i drugie w podstawowym zakresie i przy jednym magazynie to wystarczy. Przy trzech magazynach i split-shipmentach ERP zaczyna być wąskim gardłem.

Najpopularniejsze ERP-y w polskim B2B

Comarch ERP XL. Najczęstszy w średnich i dużych hurtowniach. Rozbudowane cenniki kontraktowe, ale integracja idzie przez API i pliki - wymaga cierpliwości. Integracja z Comarch.

enova365 (Soneta). REST API z OAuth2, najprzyjemniejsze do integracji z tej trójki. Dobrze obsługuje limity kredytowe. Integracja z enova365.

Subiekt GT / Nexo. Mniejsze firmy. GT integruje się przez Sferę (COM), Nexo ma już REST. Migracja GT → Nexo to osobny projekt. Subiekt GT.

SAP Business One. Firmy z kapitałem zagranicznym albo produkcją. Solidne API, wyższy koszt wejścia. Integracja z SAP.

Integracja z ERP - na co uważać

• Limity API są realne. Przy pełnej synchronizacji dużego katalogu prawie każdy ERP zaczyna odrzucać żądania. Kolejka i ponawianie z backoffem nie są opcją, tylko wymogiem - stąd middleware.
• Stany „w czasie rzeczywistym” zwykle nim nie są. Jeśli ERP oddaje stany co 15 minut, sklep musi to uczciwie pokazywać, a nie udawać dostępność.
• Cennik kontraktowy to nie jedna liczba. To cena bazowa + rabat grupy + rabat indywidualny + próg ilościowy. Policz to raz, po stronie ERP-a, i nie odtwarzaj logiki w sklepie.
• Nie synchronizuj wszystkiego. Sklep nie potrzebuje 200 pól z kartoteki. Im mniejszy zakres, tym mniej rzeczy się psuje.

Pokrewne pojęcia

• PIM - Product Information Management
• OMS - Order Management System
• WMS - Warehouse Management System
• Middleware

Co dalej

• Integracje w e-commerce B2B - filar z pełnym przeglądem
• Middleware czy integracja bezpośrednia
• Cenniki kontraktowe w sklepie B2B
• Słownik B2B