Kto jest właścicielem danych produktowych

Pytanie, które brzmi błaho

„Kto jest właścicielem danych produktowych" wygląda na pytanie porządkowe. Coś, co się ustala przy kawie i wpisuje do dokumentu, którego nikt potem nie czyta.

W praktyce to jest pytanie o władzę. Odpowiedź na nie decyduje o tym, czyja zmiana przetrwa, kto kogo musi prosić o zgodę i kto odpowiada, gdy klient dostanie produkt niezgodny z opisem. Dlatego na spotkaniach pada w formie ogólnej i zostaje bez rozstrzygnięcia - a projekt idzie dalej, jakby było ustalone.

Rachunek przychodzi w trzecim miesiącu, kiedy trzeba zdecydować, który system nadpisuje który.

Czterech pretendentów do tej samej roli

W typowej firmie B2B o dane produktowe konkurują cztery strony i każda ma dobry argument.

Zaopatrzenie wprowadza produkt do ERP, bo bez indeksu nie da się go kupić ani sprzedać. Uważa, że skoro tworzy kartotekę, to jest jej właścicielem.

Marketing pisze opisy i dobiera zdjęcia, bo to on odpowiada za to, jak produkt wygląda w kanałach. Uważa, że dane produktowe to jego domena.

Handlowcy poprawiają nazwy na takie, jakich używają klienci - bo to oni słyszą, jak klient nazywa ten produkt naprawdę. Robią to zwykle bezpośrednio w ERP, bo tam mają dostęp.

Dostawca przysyła feed z własnymi opisami i własną kategoryzacją, co miesiąc, w formacie, którego nikt nie zamawiał.

Każda z tych stron ma rację w swojej części i żadna nie ma racji w całości. A system, który wdrażasz, musi rozstrzygnąć spór, którego firma nie rozstrzygnęła.

Dlaczego system tego nie rozstrzygnie

Bo PIM nie ma opinii. On tylko egzekwuje reguły, które mu podasz.

Jeśli powiesz „opisy master w PIM, indeks master w ERP", to jest to reguła i da się ją wdrożyć. Jeśli powiesz „no, w zasadzie każdy może poprawić", PIM zrobi dokładnie to - i po pół roku nikt nie będzie wiedział, dlaczego opis wrócił do starej wersji.

Najczęstszy scenariusz, który z tego wynika, jest podręcznikowy: marketing poprawia opis w PIM, nocny import z ERP nadpisuje go z powrotem, bo w ERP nikt nic nie zmienił, a synchronizacja idzie w jedną stronę „bo ERP jest ważniejszy". Rano opis jest stary. Marketing poprawia jeszcze raz. I tak przez trzy tygodnie, aż ktoś napisze maila do prezesa.

To nie jest bug. To jest poprawnie zaimplementowana reguła, której nikt świadomie nie podjął.

Jak to ustalić, zanim kupisz PIM

Nie potrzeba warsztatów. Potrzeba tabelki z trzema kolumnami: pole, właściciel, kto może nadpisać.

Przejdź przez konkretne pola, nie przez kategorie ogólne:

• Indeks, EAN, jednostka miary, stawka VAT → prawie zawsze ERP.
• Nazwa handlowa → tu zaczyna się spór, bo ERP ma swoją, a klient używa innej.
• Opis, zdjęcia, atrybuty filtrowalne, dokumenty → PIM albo sklep.
• Cena, stan → ERP, bez dyskusji.

Dwie reguły, które ratują ten dokument przed byciem fikcją:

Jedno pole ma jednego właściciela. Nie „wspólnie" - wspólnie znaczy nikt.

Kierunek synchronizacji wynika z własności, nie odwrotnie. Jeśli opis ma master w PIM, to import z ERP nie ma prawa go dotknąć. Nawet jeśli technicznie łatwiej byłoby nadpisywać wszystko.

Ta tabelka jest zresztą najlepszym testem gotowości do wdrożenia PIM-a, jaki znam. Jeśli firma nie potrafi jej wypełnić w dwie godziny, to nie jest gotowa na system - jest gotowa na rozmowę o procesie. Który system wybrać, gdy już to wiesz, rozbieram w przeglądzie systemów PIM.

Co dalej

• Który system to wyegzekwuje: Przegląd systemów PIM
• Najczęstszy wybór w Polsce: Akeneo PIM w sklepie B2B
• Kto z kim ma się dogadać: Współpraca IT-biznes